Cómo elegir vps barato españa

Razones para archivar el correo electrónico

Con los años las compañías se han subido al carro de las comunicaciones online convirtiendo el e-mail en la principal forma de contacto. La información que ya antes se conseguía a través de el uso del teléfono, por escrito o bien en persona se obtiene el día de hoy a través del e mail siendo este el primordial generador de documentación en la compañía.

Esto nos lleva a estimar los motivos por los que es de suma importancia archivar el email. Ahora hacemos un resumen de las 5 razones más importantes por las que deberíamos hacer esta acción.

Por seguridad legal

Al transformarse en la primordial herramienta de comunicación, la mayor parte de países incluyen en su legislación la obligación para las compañías de guardar todo el correo electrónico para su posible uso en pleitos o procedimientos jurídicos. Archivar esta documentación deja el cumplimiento de la ley y el ahorro de costos en la producción de documentación para dichos pleitos.

Mejor administración de almacenamiento

El archivado de mail centraliza todos los registros en un solo sitio lo que permite acceder a ellos bajo demanda y de forma veloz. Esto permite que no sea preciso guardar ficheros locales en el PC y reducir el tamaño del buzón de correo borrando aquellas carpetitas y buzones que no sean necesarios puesto que el email no desaparece, si no que queda guardado en el fichero.

Protección frente a la pérdida de datos

Archivar los e mails garantiza poder disponer siempre de ellos y no perderlos debido a inconvenientes técnicos o bien destrucción incorrecta, ya sea accidental o bien de manera deliberada. Para contratar vps barato españa esto se recomienda archivar el email en el momento de su llegada y antes que sean leídos.

Menor coste en Infraestructura Informática

Al almacenar los mails en un archivo no es preciso tanto espacio en el equipo y esto agiliza los procesos de realización de copias de respaldo, actualizaciones, mantenimiento, recuperación de datos, etc. con lo que se reduce la Infraestructura Informática y sus costes. Si el sistema de archivo se encuentra en Internet los costes son todavía menores debido a que solo se paga por el espacio usado y este se puede ir adquiriendo conforme se necesite.

Mayor productividad

Cerca del 75 por ciento de la información fundamental de una empresa se conserva en el e-mail. Poder acceder de manera eficaz a esos datos y tenerlos a predisposición en cualquier instante deja trabajar más cómoda y de forma rápida favoreciendo la productividad de la compañía.

Al enviar un mensaje de e-mail a una o múltiples personas, se asume que su contenido permanecerá reservado a ese grupo y no será alcanzable a terceros.

De entrada este es el caso mas siempre y en todo momento existe la posibilidad de que ocurran fallos en los mecanismos de protección del mensaje y la información llegue a receptores no deseados.

Este tipo de filtraciones de información pueden deberse tanto a factores que están a cargo de los usuarios, como a circunstancias externas que no están en su control.

Es esencial comprender bien cuales son todas y cada una de las variables que influyen en la confidencialidad de los mensajes antes de trabajar con un servicio de mail, sobre todo cuando se manejan datos cuya confidencialidad es esencial.

Las precauciones del usuario

El sistema principal para resguardar la información en un buzón de correos es el uso de la clave de acceso para acceder a los mensajes. Esta debe ser segura, es decir debe continuar ciertos criterios que la protegen contra piratas informáticos y software avieso.

Alguno de estos criterios son:

• Que tenga ocho caracteres como mínimo.

• Que no contenga el nombre del usuario o bien de la compañía

• Que no contenga una palabra completa

• Que sea significativamente diferente de claves de acceso precedentes.

• Que contenga letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos del teclado.

La clave de acceso debe mudarse periódicamente y no debe compartirse con otras personas. No debe mandarse jamás por e-mail ni por sms o whatsapp. Igual que el cuidado que tendríamos con la llave de nuestra casa que resguarda nuestras posesiones, debemos llevar cuidado con nuestras contraseñas que resguardan nuestro trabajo y también informaciones personales.

Los factores externos

Podemos visualizar el contenido de nuestros buzón de correos por medio de la interfaz de nuestro cliente de correo. A su vez, este contenido es guardado en archivos que son necesarios para guardar la información acumulada a lo largo del tiempo. Estos archivos acostumbran a estar regidos bajo ciertas leyes de privacidad que otorgan acceso a la información a ciertas personas bajo determinadas circunstancias. Es esencial comprender cuáles son las condiciones bajo las cuales marcha su sistema de correos para estar consciente de los peligros a los cuales su confidencialidad está expuesta.

Existen mecanismos de control que inspeccionan el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos. Un caso es el caso del sitio web megaupload.com que ofrecía servicios para transferir y guardar ficheros en línea. Éste fue acusado de infringir leyes de copyright de contenido y fue cerrado por el Departamento de Justicia Estadounidense en Enero del dos mil doce. Los ficheros guardados ahí por millones de usuarios fueron retenidos en los servidores de la compañía y los usuarios perdieron su acceso. Se afirmó que la compañía había prevenido a los usuarios de que debían guardar copias de todos los ficheros subidos a su lugar, por lo que no se hicieron responsables de pérdidas de información.

Es importante comprender este género condiciones y lo que pueden significar para la seguridad de nuestros datos en el caso de incidentes de esta clase.

Las soluciones

Existen diferentes soluciones disponibles para maximizar la protección de nuestros datos almacenados. Por ejemplo, un servicio que nos deja apoyar y guardar nuestra información en seguridad, es el sistema de almacenaje de e mails Mailstore. Este sistema ofrece protección total contra la pérdida de datos, deja acceso a los correos aún en el caso de caída del servidor, impide que los usuarios borren los correos electrónicos, guardando siempre una imitación de los mensajes mandados. Asimismo tiene un sistema rápido de búsqueda de correos almacenados en forma local, sin depender de servidores externos a la compañía que significan un peligro adicional la confidencialidad de la información.

Este y otros sistemas ofrecen a la empresas formas eficaces para acrecentar la seguridad de sus datos.

Dada la enorme cantidad de información que suele manejarse en estos ficheros, siempre y en toda circunstancia va a haber un cierto nivel de incertidumbre, aunque ésta puede disminuirse sensiblemente estando informado sobre condiciones legales bajo las cuales se trabaja y buscando el apoyo de especialistas en el almacenaje y protección de datos.